奉节县人民政府
关于印发奉节县重点建设项目
档案管理办法的通知
奉节府发〔2012〕58号
各乡镇人民政府，县政府各部门，有关单位：
《奉节县重点建设项目档案管理办法》已经县政府审查通过，现印发给你们，请严格遵照执行。
奉节县重点建设项目档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强全县重点建设项目档案管理工作，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《重庆市实施<中华人民共和国档案法>办法》、《重大建设项目档案验收办法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等有关规定，结合我县实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于本行政区划范围内政府投资或政府主导投资的重点建设项目。
第三条 本办法所称重点建设项目档案（以下简称项目档案）是指在项目建设过程中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的原始记录。
第二章 管理职责
第四条 县档案局主管全县重点建设项目档案工作，负责全县重点建设项目档案工作的监督、检查、指导和档案的专项验收，并对全县项目档案管理人员开展档案业务培训。
第五条 县发改委将项目档案作为项目建设的重要内容纳入工程竣工综合验收，并将档案专项验收合格与否作为工程是否可以竣工验收的前提。
第六条 项目主管部门应加强对项目档案工作的领导，对项目档案工作定期进行检查，督促项目建设单位加强档案管理工作，按规定开展档案专项验收工作。
第七条 项目建设单位和各参建单位应按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求，完成各自职责范围或合同约定的项目文件材料的收集、整理和归档工作。
第八条 项目建设单位应按规定明确分管档案工作的领导，建立档案管理机构，配备经过档案专业培训的专（兼）职档案人员，落实项目档案工作经费；要依据国家有关档案工作的法律法规，建立完善项目档案工作的规章制度和岗位责任制，把档案工作纳入项目建设的重要内容进行同部署、同检查、同验收；负责指导并组织、协调勘察设计单位、施工单位和监理单位按照国家有关规定开展竣工文件的收集、归档和编制工作。
第三章 档案收集管理
第九条 项目建设单位和各参建单位应当建立项目档案管理网络，把项目文件材料的形成、收集、整理和归档工作纳入项目建设管理程序，并制定相应的检查、控制及考核措施。
第十条 在签订有关合同、协议时，应当设立专门条款，对项目应提交的竣工资料套数、提交的时间、质量要求，以及竣工资料收集、整理、归档的责任和质量保证金约束范围等进行明确的规定。
第十一条 项目建设单位和各参建单位应在建设项目完工后3个月内完成竣工资料的整理工作，并确保竣工资料编制质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）等档案工作标准的规定。
第十二条 项目勘察、设计、施工、监理等单位应及时将经整理、编目的项目文件按合同、协议规定的要求，向项目建设单位的档案管理机构移交。
第十三条 项目档案的汇总由建设单位负责，并按以下规定进行整理。
（一）根据国家和行业有关建设项目档案的分类编号规则和项目档案工作实际，制定统一的档案分类编号体系。
（二）按照项目档案分类编号规则，对项目所有档案进行统一分类和编号。
（三）对项目所有档案进行统一编目，并编制项目档案案卷目录和档案整理情况说明。
第十四条 归档文件材料应当完整、准确、系统，签字手续完备，字迹清楚，图面整洁，载体及书写材料适宜永久保存。竣工图编制应当符合规范要求，真实反映项目的建设情况，并由竣工图编制单位逐张加盖竣工图章。与项目建设有关的电子、声像等特殊载体文件应当同时归档。
第四章 档案验收
第十五条 项目档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分。在项目竣工验收前，必须按照《重大建设项目档案验收办法》的规定组织项目档案专项验收。未经档案专项验收或专项验收不合格的，不得进行或通过项目竣工验收。
第十六条 项目档案专项验收的组织：县档案局负责主持全县重点建设项目档案的专项验收工作。项目主管部门、县档案局应当加强项目档案验收前的检查、指导和咨询服务，必要时可组织预验。
第十七条 项目档案的专项验收应在项目竣工验收前完成。验收组由县档案局、县发改委、县城乡建委和项目主管部门等单位组成。验收组成员一般为不少于5人的单数组成，组长由县档案局的工作人员担任，验收组成员中应有相关专业技术人员。
第十八条 项目档案专项验收以召开验收会议的形式进行。验收组全体成员参加会议，项目建设单位、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。
第十九条 项目档案专项验收工作程序及主要内容。
（一）验收申请
项目建设单位要在项目档案专项验收前组织项目设计、施工、监理单位对项目档案进行自查。自查合格后向县档案局提交档案专项验收申请，并填报《奉节县重点建设项目档案专项验收申请表》（附件1）和《奉节县重点建设项目档案专项验收测评表》（附件2）。
申请项目档案专项验收应具备以下条件：
1.项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；
2.项目试运行指标考核合格或达到设计能力；
3.完成了项目文件材料的收集、整理与归档工作 ；
4.基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作 。
档案专项验收申请的主要内容包括：
1.项目建设及项目档案管理概况；
2.保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施；
3.项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；
4.项目档案在项目建设、管理、试运行中的作用；
5.存在问题及解决措施。
（二）专项验收要求
县档案局接到建设单位的专项验收申请后，应在15个工作 日内组织开展项目档案的专项验收工作 。专项验收采用现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于案卷总量的10%--30%，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。验收组根据《重大建设项目档案验收办法》的规定，对照《奉节县重点建设项目档案专项验收测评表》，对项目档案质量进行综合评价，评价结果采用百分制，分为合格与不合格两个等级：85分以上（含85分）为合格，其中项目档案的完整、准确、系统（附件2第二部分）不得低于60分；85分以下为不合格。
第二十条 经档案专项验收合格的项目，由验收组出具项目档案验收意见书。项目建设单位持有同意验收合格的档案专项验收意见书后，方可提出项目竣工验收申请。在项目竣工验收时，应通知县档案局参加竣工验收会议并对竣工档案进行最终检查。在项目竣工报告中应包含项目档案的专项验收意见书。
第二十一条 专项验收不合格的项目，由验收组提出整改要求，并由建设单位组织相关单位对存在的问题限期进行整改。整改完成后由验收组组织复查，复查仍不合格的，不得进行或通过项目的竣工验收。
第五章 档案管理
第二十二条 建立项目档案登记制度。当年新开工建设的项目，由项目建设单位在项目开工后2个月内填写《奉节县重点建设项目档案管理登记表》（附件3）报县档案局备案；续建项目，由建设单位于每年12月31日前向县档案局填报《奉节县重点建设项目档案管理登记表》，并将项目建设的进度情况进行说明。
第二十三条 项目建设单位在项目竣工验收结束后3个月内，按规定向有关单位移交项目档案。
第二十四条 项目建设单位、监理、施工单位和项目管理使用单位，应配备符合要求的档案库房和柜架，配置必要的保管保护设施，确保项目档案的安全；应采用计算机和信息管理手段对项目档案进行管理，加强项目档案信息的开发利用，为项目的建设和管理提供快捷有效的服务。
第二十五条 在项目竣工验收工作中，不按规定对项目档案进行验收，将依照《中华人民共和国档案法》、《重庆市实施<中华人民共和国档案法>办法》和重庆市纪委、市监察局、市档案局《关于违反档案法律法规行为纪律处分暂行规定》的有关规定，追究有关单位和人员的法律责任。
第六章 附 则
第二十六条 本办法由县档案局负责解释。
第二十七条 本办法自2012年5月1日起施行。
附件：1.奉节县重点建设项目档案专项验收申请表
2.奉节县重点建设项目档案专项验收测评表
3.奉节县重点建设项目档案管理登记表
附件1
奉节县重点建设项目档案专项验收申请表
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项目名称 |
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审批（核准）机关 |
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立项日期 |
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投资规模 |
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建设时间 |
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建设单位（法人） |
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设计单位 |
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主 要施工单位 |
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主 要监理单位 |
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计划档案验收日期 |
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计划竣工验收日期 |
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联系人 |
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联系电话 |
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地址/邮编 |
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电子信箱 |
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申请单位自检意见 |
（单位盖章） 年 月 日 | ||
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验收组织单位意见 |
（单位盖章） 年 月 日 | ||
附件2
奉节县重点建设项目档案专项验收测评表
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验收 内容 |
测 评 细 则 |
标准分 |
自评分 |
实评分 |
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第一部分：项目档案的基础管理工作 15分 | ||||
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（一） 制度 建设 |
1.建立了项目档案工作各项规章制度。2分（未建立档案收集、整理、移交、保管、利用等制度的。缺1项扣0.4分） 2.建立健全了项目档案工作管理体制、工作程序规范。1分 |
3 |
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（二） 同步 开展 |
1.项目建设单位（法人）对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导。1分 2.自觉接受档案行政管理部门及主管部门对项目档案工作的监督、检查和指导，对检查中发现的问题能及时整改。1分 3.按规定及时填报《奉节县重大建设项目档案管理登记表》。2分 |
4 |
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（三） 责任 考核 |
1.确定了负责档案工作的部门和领导。1分 2.实行了各部门和有关人员档案工作岗位责任制。0.5分；并采取了有效的考核措施。0.5分 |
2 |
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（四）合同管理 |
项目文件材料的收集、整理、归档、移交纳入合同管理。2分 |
2 |
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（五）人员配备 |
配备了适应工作需要的专（兼）职档案管理人员。2分 |
2 |
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（六） 设备 配置 |
1.保证档案工作所需经费。1分 2.配备了性能优良、满足工作需要的计算机、复印机、打印机、扫描仪及声像器材等必备的办公设备。1分（每缺一项扣0.2分，扣完为止） |
2 |
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第二部分：项目档案的完整、准确、系统情况 75分 | ||||
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（一）项目档案的完整性 |
1.前期文件材料齐全。（6分） 2.设计文件材料齐全。（4分） 3.竣工验收及备案文件材料齐全。（10分） 4.施工技术文件材料齐全。（15分） 5.竣工图齐全。（5分） 6.工程原貌、施工过程、竣工验收等主要环节有照片、录像、录音档案。（5分） |
45 |
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验收 内容 |
测 评 细 则 |
标准分 |
自评分 |
实评分 |
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（二）项目档案的准确性 |
1.归档文件应为原件。4分 2.文件材料内容表述完整、填写齐全。4分 3.文字材料内容真实、准确。4分 4.文字材料签章、签字完善。4分 5.按规定修改绘制竣工图，图物一致、签字齐全、符合制图规范。4分 |
20 |
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（三） 项目档案的系统性 |
1.文字材料按工程实施程序分类组卷，整理有序。2分 2.卷内文件材料排列规范有序，卷内文件目录、备考表填写规范、清晰，卷内文件整齐、无金属物，案卷题名准确、简明。5分 3.编制了规范实用的分类目录、案卷目录。2分 4.采用计算机及档案管理软件管理档案。1分 |
10 |
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第三部分：项目档案的安全 10分 | ||||
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（一）档案用房能满足工作需要 |
1.库房、阅览室、办公室三分开。2分；没有分开的不得分，两分开的扣1分。（库房未单独设立的视为未分开） 2.配备防火、防盗、防光、防尘、防潮湿、防高温、防有害生物、防有害气体并能满足档案工作需要的设施设备。3分 |
5 |
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（二）档案装具 |
柜架、卷盒、卷皮符合规范和质量标准。2分（不符合要求的酌情扣分） |
2 |
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（三）归档文件制成材料的耐久性 |
1.归档纸质材料、字迹材料等符合耐久性要求。1分 2.声像文件应保证载体的有效性。0.5分 3.长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘保存。0.5分 |
2 |
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（四）档案实体和信息安全 |
建立确保档案实体和信息安全的制度、措施。1分（执行不力的酌情扣分，无制度、措施的不得分） |
1 |
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总 计 |
100 |
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验收组组长：
验收组成员：
附件3
奉节县重点建设项目档案管理登记表
填报单位（盖章）： 填报时间：
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建设单位（法人） |
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联系电话 |
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项目地址 |
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项目建设主管部门 |
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批准概算总 投 资 |
万元 |
建设周期 |
年 月---- 年 月 | |||
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项目建设概 况 |
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设计单位 |
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施工单位 |
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监理单位 |
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与项目有关的其他单位 |
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项 目 档 案 资 料 管 理 情 况 | ||||||
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档案资料管理部门名称 |
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隶属部门 |
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联系电话 |
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负责人 |
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项目建档时 间 |
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档案人员数量（人） |
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档案工作用房面积（m²） |
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设施设备 |
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项目资料收集情况 |
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项目档案整理情况 |
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